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重工商大派院〔2016〕229號(hào)

重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院

關(guān)于印發(fā)《重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的

通 ???????知

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各二級(jí)學(xué)院（部）、部門：

為加強(qiáng)我院會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，制定《重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，請(qǐng)各部門結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行。

附件：《重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

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重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院

2016年12月30日

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重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院黨政辦公室?2016年12月30日印制

附件

重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法

?為加強(qiáng)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。

一、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

二、單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

三、同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。

（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。

（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

（七）符合以上規(guī)定的，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

四、會(huì)計(jì)檔案歸檔前的準(zhǔn)備工作

每一財(cái)務(wù)核算年度終了，對(duì)本年度全部會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的核查，確保當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。具體核查內(nèi)容包括：

（一）所有的會(huì)計(jì)檔案是否全部裝訂完畢；

（二）會(huì)計(jì)憑證封皮、報(bào)表封皮是否已填寫齊全；

（三）單位名稱、財(cái)務(wù)主管人員、裝訂人員的名章是否已加蓋齊全；

（四）會(huì)計(jì)檔案所屬年份，冊(cè)數(shù)是否填寫正確，數(shù)量是否相符。

五、財(cái)務(wù)處對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

六、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　七、財(cái)務(wù)處保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。處內(nèi)會(huì)計(jì)人員因工作需要查閱或者復(fù)制學(xué)校形成的會(huì)計(jì)檔案，仍須辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員必須由會(huì)計(jì)檔案管理人員陪同，在指定的地點(diǎn)查閱或者復(fù)制經(jīng)批準(zhǔn)的內(nèi)容，同時(shí)應(yīng)保證會(huì)計(jì)檔案完整無損，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　八、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。具體保管期見附表。

九、本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

十、變更檔案管理責(zé)任人，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并辦理檔案移交手續(xù)。對(duì)于檔案管理中未了之事及應(yīng)交代的事項(xiàng)，移交人應(yīng)向接收人作出說明，對(duì)其中重大事項(xiàng)應(yīng)寫出書面說明。

?移交會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)那個(gè)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

十一、單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。

　十二、保管期滿的會(huì)計(jì)檔案經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

（一）由財(cái)務(wù)處提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）學(xué)校法定代表人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)處、審計(jì)處共同派人監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告法定代表人。

（五）電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、信息管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)逍。

　　十三、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　十四、本辦法由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。

十五、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

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重慶工商大學(xué)派斯學(xué)院

2016年 12 月30 日

附表1

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企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表

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附表2

財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表

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注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限，按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。